Posiadanie floty samochodowej to duże wyzwanie dla każdej firmy. Odpowiednie zarządzanie nią może przynieść wymierne korzyści, natomiast zaniedbania prowadzą do niepotrzebnych kosztów. Jak zatem efektywnie zadbać o firmowy tabor samochodowy?
Przede wszystkim należy opracować szczegółową politykę dotyczącą użytkowania samochodów służbowych. Powinna ona jasno określać, kto, kiedy i w jakim celu może korzystać z poszczególnych pojazdów. Dobrze jest też wprowadzić zasady odnośnie tankowania, mycia i serwisowania aut. Pracownicy powinni zostać zapoznani z procedurami, aby uniknąć nieporozumień.
Kluczowym elementem sprawnego zarządzania flotą jest jej optymalizacja pod kątem faktycznych potrzeb firmy. Analiza wykorzystania pojazdów pozwoli ocenić, czy ich liczba i rodzaj są adekwatne do profilu działalności. Być może okaże się, że część samochodów stoi bezużytecznie, podczas gdy w innym miejscu brakuje transportu.
Dobór odpowiednich samochodów pod względem typu nadwozia, silnika, wyposażenia również ma znaczenie. Flota powinna być zróżnicowana, aby poszczególne pojazdy optymalnie spełniały swoje zadania. Inny samochód potrzebny jest do celów reprezentacyjnych, a inny do przewożenia ładunków.
Istotną kwestią jest polityka zakupu i odsprzedaży aut służbowych. Nowe samochody należy nabywać w oparciu o analizę potrzeb i możliwości finansowych. Z kolei pojazdy używane warto wymieniać np. co 3-4 lata, aby uniknąć wysokich kosztów napraw starszych modeli.
Sporym obciążeniem budżetu firmowego bywają wydatki na paliwo. Aby je zredukować, można np. instruować kierowców o ekonomicznej jeździe, montować urządzenia pokładowe monitorujące styl jazdy, a także w miarę możliwości wybierać samochody o niższym spalaniu.
Dbałość o stan techniczny aut poprzez regularne przeglądy i naprawy także obniża koszty, ponieważ zapobiega awariom i dłuższym przestojom pojazdów. Dobrze jest mieć stałe warsztaty współpracujące z firmą – łatwiej wtedy o terminy i ewentualne rabaty.
Niezwykle istotne jest zapewnienie bezpieczeństwa kierowcom i pasażerom samochodów służbowych. Oznacza to m.in. wyposażenie pojazdów w niezbędne zabezpieczenia, ogumienie w dobrym stanie, a także organizowanie szkoleń z bezpiecznej jazdy.
Nowoczesne systemy telemetrii pozwalają na stały monitoring lokalizacji samochodów, ich parametrów oraz stylu prowadzenia. Dają możliwość natychmiastowej reakcji w przypadku nieprawidłowości oraz analizy danych w celu optymalizacji kosztów.
Podsumowując, efektywne zarządzanie flotą wymaga kompleksowego podejścia uwzględniającego zarówno bieżącą eksploatację pojazdów, jak i długofalowe strategie. Kluczowe są: przejrzyste procedury wykorzystania aut, dobór optymalnych modeli, dbałość o stan techniczny, polityka zakupów i sprzedaży, redukcja kosztów paliwa, monitorowanie pojazdów oraz bezpieczeństwo. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań przyniesie wymierne oszczędności i usprawni działanie firmy.
